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Manuel

Attention, ce progamme vous est donné sous licence GNU GPL. Il n'est accompagné d'aucune garantie. Vous l'utilisez à vos risques et périls.

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PhpCompta Manuel d'utilisation

originally written by Dany De Bontridder

$Revision: 1.52 $

Ce document est le manuel d'utilisation de PhpCompta. PhpCompta Savannah. Il aborde des thèmes comme la sécurité, l'utilisation de PhpCompta, les trucs et astuces, et de la documentation pour ceux qui aimeraient contribuer. Il ne reprend pas ce qui a déjà été dit dans l'INSTALL-fr et la FAQ-fr. Attention, ce progamme vous êtes donnés sous license GNU GPL, il n'est accompagné d'aucune garantie, vous l'utilisez à vos risques et périls.

1. Introduction

Merci d'utiliser PhpCompta, vous verrez que ce programme est très utile et très efficace. Cependant, beaucoup de personnes ne lisent pas la documentation et le trouve peu intuitif. Peu intuitif ? Probablement parce qu'il ne ressemble pas assez aux programmes qu'il connaisse déjà. En voulant faire simple, j'ai fait différent. J'espère que vous vous y habituerez ;)

Lisez ce manuel, il vous permettra de mieux utiliser ce produit.

2. Vue Général

2.1. Définition des termes

• Gestion : art de gérer une entreprise ou une activité

d'indépendant

• Comptabilité : tenue de journaux qui sont l'historique des

opérations faites par une entreprise ou un indépendant

• Catégorie de fiches : Ensemble de ficheS qui ont un point en

commun exemple : Fourniture bureau est un ensemble des fiches bic, papiers, téléphone, électricité...

• Fiche : chaque fiche correspond à un élément: un fournisseur,

un client, un article

• Journaux Comptables : Il existe au minimum 3 journaux

indispensables à la tenue de la comptabilité, il s'agit du journal des ventes qui contient toutes les ventes effectuées, journal d'achat qui contient tous les achats effectués, journal financier qui contient toutes les opérations financières (banques, caisses)

• Postes Comptables : afin de simplifier, chaque type d'opération

a un poste comptable, c'est un chiffre dans un tableau. Exemple : en Belgique, 5500 représente les comptes bancaires, 600 les achats de fournitures... Ces postes comptables ne sont pas les mêmes dans tous les pays. Ils sont regroupés dans un plan comptable. En général, le plan comptable se subdivise en 6 grandes familles

1. Les comptes de capital (immobilisé)
2. Les immobilisations corporelles (Actif à plus d'un an)
3. Les Stocks et commandes
4. Les comptes de tiers (clients, fournisseurs,tva)
5. Les comptes d'actifs (compte en banque,caisse...)
6. Les charges d'exploitations.
7. Les produits d'exploitations.

• Débit et crédit

Les postes comptables sont en partie double; l'une est le débit, l'autre est le crédit. Les actifs diminuent quand le crédit augmente, les comptes de passifs diminuent quand le débit augmente. Par exemple, si un compte en banque est débité, il augmente, mais dans la vie courante, votre compte en banque est une dette que votre banque a envers vous, donc quand sa dette augmente on dit que le compte est crédité mais dans votre comptabilité, cela correspond à l'inverse: de votre point de vue, votre compte en banque est une créance sur votre banque donc s'il augmente, il est débité !!! Si vous trouvez que c'est curieux, c'est tout-à-fait normal.

2.2. Logiciel de comptabilité ou de gestion ?

2.2.1. Définition

La comptabilité consiste, de la manière prévue par les lois sur la comptabilité, à enregistrer toutes les opérations d'une activité commerciale, industrielle ou artisanale.

La grande différence avec la gestion est que la comptabilité est tenue en suivant des lois précises, qui, malheureusement, changent suivant le pays.

De plus, elle doit entre autre permettre les déclarations fiscales, permettre des analyses bilantaires et surtout être conforme à la législation.

Ce n'est pas le cas de la gestion qui elle consiste à gérer une entreprise ou une activité d'indépendant, ce qui inclut aussi la gestion du courrier, du personnel...

En bref, la comptabilité est guidée par la législation tandis que la gestion par la pratique. Un programme de comptabilité peut rendre les services d'un programme de gestion et parfois les programmes de gestion peuvent rendre les services d'un programme de comptabilité. La limite est floue et discutable.

3. Mémento de comptabilité

3.1. Introduction

Ce mémento sera vraiment très bref; si vous voulez en savoir plus, vous serez obligé d'aller chercher les livres adéquats. Je vous conseille vivement pour la Belgique "le Précis de comptabilisation de Joseph Antoie et Jean Paul Cornil. Ed. De Boeck Université".

Cependant, sur le site de PhpCompta vous trouverez des liens qui devraient vous aider à commencer cette matière.

3.2. Le Bilan

L'un des objectifs de la comptabilité est de pouvoir établir un bilan qui donnera une idée de la santé de la société.

Le bilan correspond aussi à une obligation légale.

Le bilan est en deux parties. La partie droite représente les comptes d'actifs tandis que la partie gauche représente le passif. Il faut que les deux colonnes aient le même total. Ce qui est normal puisque toute opération financière comprend une opération de débit - crédit.

3.3. Les comptes actifs / passifs

Il existe une première catégorie de compte (classe 1 à 5) qui est divisée en deux sortes de comptes : les comptes d'actifs et les comptes de passifs.

Si un compte est débité alors forcément au moins un autre compte sera crédité

Exemple Un client paie sa facture sur votre compte en banque on aura alors

Banque     (débit)
            à
               Client (crédit)

Pour bien comprendre les comptes on les schématise par le T

                      compte
---------------------------+--------------------------------
                           |
 débit                     | crédit
                           |

La dette du client diminue mais votre compte en banque augmente. Et toutes les opérations comptables sont ainsi. La convention veut que l'on commence toujours par le compte débité puis le compte crédité. Il faut toujours garder un mémoire

• L'actif augmente au débit et diminue au crédit
• Le passif augmente au crédit et diminue au débit

Les comptes d'actifs sont les comptes comme les comptes en banque, les créances, le matériel que vous possédez. Ce sont les ressources.

Les comptes de passifs sont les dettes, les emprunts,.... Ce sont les Emplois.

3.4. Les comptes de résultats

Il y a deux sortes de compte de résultat, les classes 6 et 7.

3.4.1. Les charges

Les charges (classe 6) représentent toutes les dépenses de votre entreprise: loyer, paiement au personnel, charge d'intérêt...

Les charges augmentent au crédit mais certains comptes peuvent aussi être diminués.

Par exemple, vous encodez une facture d'électricité, vous auriez

Charge   électricité
            à
               Fournisseur

Remarquez qu'ici on encode la facture, la reconnaissance de notre dette envers le fournisseur d'électricité et pas du tout le paiement! Ce paiement se fera dans le journal financier par l'écriture Fournisseur à banque: la créance de votre fournisseur diminue notre compte en banque diminue. voir les explications de la section Lien, tandis que la reconnaissance de dette se fera dans un journal d'achat.

3.4.2. Les produits

C'est très simple, les produits sont tout simplement ce que vous vendez, gagnez comme intérêts financiers, bref, les produits; ce sont aussi les créances que vous avez.

Le paiement de vos créances, devrait se faire avec les comptes de banques et de débiteurs. Cependant, il arrive souvent que l'on ne passe pas par des comptes débiteurs mais directement en faisant banque à produits... Ce qui devrait être évité.

3.4.3. Les pièces justificatives.

Toutes les pièces justificatives (extrait de compte en banque, factures, ...) doivent être numérotées.

Le numéro de la pj doit être soit celui de l'opération dans le grand-livre, soit celui du livre centralisé où l'opération a été inscrite. Il est important que ce numéro vienne du livre centralisé puisque lors de la centralisation, les opérations sont réordonnées par date.

3.5. Belgique Fiscalité, TVA

Toutes les requalifications des montants doivent se faire par le journal des opérations diverses

Utilisez toujours les comptes 67xxx pour toutes les opérations fiscales non déductibles de votre bénéfice par exemple :versement anticipé d'impôt, paiement de l'impôt, dépense non admise: partie non déductible de certains frais ( voiture, restaurant...).

3.5.1. Déclaration TVA

Pour faire votre déclaration tva, vous pouvez utiliser les balances des comptes ou Lien .

Attention NE PAS REPRENDRE LES MONTANTS AINSI !!!. Avant de faire votre déclaration, vous devez d'abord rectifier les montants. Par exemple, 50% de la tva sur la voiture n'est pas récupérable par la tva mais par l'impôt des société. Il faut "déplacer" 50% de cette tva dans un poste comptable "tva non admises", cela devrait être un compte de la classe 6 (donc 6xxxx à 411xxx), les charges augmentent mais la tva à récupérer diminue, ce qui est logique puisque cette tva est à récupérer par l'impôt des sociétés.

Idem pour les frais de restaurant, ne pas oublier pendant les travaux de fin d'exercice,d'imputer 50% du total de vos frais de restaurant à un compte de dépenses non admises. Il n'est pas dans le PCMN donc créez le poste vous-même (classe 67).

Ensuite, vous pouvez utiliser le rapport "déclaration de tva", pensez à l'adapter à vos besoins

3.5.2. Opérations comptables pour la TVA

Les écritures comptables : chaque trimestre vous devez payer un acompte de tva qui est égal au tiers du montant dû à la dernière déclaration

4117     Acompte TVA
    5500 Banque

A la fin du trimestre, il faut regrouper tous les comptes TVA. Si vous devez payer la TVA

451x    TVA à payer
à
   411x TVA à récupérer
   4117 Acompte sur TVA
   4519 Compte TVA

Si vous devez récupérer de la TVA

451x    TVA à payer
4119 Compte TVA
à
   411x TVA à récupérer
   4117 Acompte sur TVA

Quand vous recevrez la déclaration constatant votre créance

4118   TVA à rembourser par l'administration
à
     4119  Compte TVA

Ensuite, utilisez le compte 4519 ou 4118 avec un compte en banque quand vous recevrez ou paierez la TVA

3.5.3. Déclaration Assujetti TVA

Vous pouvez directement faire votre déclaration assujetti.

Vous devez pour cela aller dans le menu "impression", puis "Liste Client Assujetti". Vous donnez l'année, cliquez sur "Impression". A ce moment-là, vous n'avez que la totalité des clients, vous pouvez le recopier à la main sur le formulaire ad-hoc (doc/fr_BE_listing-client.pdf).

Si vous continuez en cliquant sur déclaration magnétique, un fichier sera généré conformément à doc/fr_BE_liste-client-nonpapier.pdf. Vous sauvez ce fichier sur une disquette ou un CDROM et vous l'envoyez à votre administration de tva. N'oubliez pas : vous devez tout d'abord lire et imprimez en 3 exemplaires l'annexe 6 (note d'accompagnement)

3.6. Fiscalité Belgique : Impôts

3.6.1. Pendant l'exercice

Pendant toute l'année, vous payez probablement des versements anticipés d'impôts. Dans votre comptabilité cela doit apparaître ainsi

6700 	Impôt et précomptes dus ou versés
      à
     5500 Banque

Les versements anticipés d'impôt ne sont pas des charges déductibles

3.6.2. Fin d'exercice

A la fin de l'exercice, vous devez estimer l'impôt. Soit vous pensez que vous aurez à rembourser soit à payer.

3.6.2.1. Remboursement d'impôt:

Dans ce cas, vous passerez les écritures suivantes

4120  Impôt estimé à récupérer
à
6701  Excédent de versements d'impôt

3.6.2.2. Dette envers l'impôt

Dans ce cas, vous passerez les écritures suivantes

6702	Charges fiscales estimées
à
4500	Dettes fiscales estimées

3.6.3. L'année suivante

L'année suivante, vous recevez votre extrait de rôle. Suivant que vous ayez prévu d'avoir une dette et une créance d'impôt, il y aura des écritures différentes.

3.6.3.1. Premier cas, vous pensez avoir une créance.

3.6.3.2. La créance estimée est inférieure à ce que vous allez vraiment recevoir.

Autrement dit, vous avez sous-estimé votre créance Dans ce cas, les écritures seront

4121 Impôt à récupérer
à
     7710 Régularisation d'impôt dû ou versé
     4120 Impôt estimé à récupérer

3.6.3.3. la créance estimée est supérieure à ce que vous allez vraiment

recevoir, c'est-à-dire, surestimation de la créance. vous recevrez moins que prévu.

4121 Impôt à récupérer
à
     6710 Supplément d'impôt dû ou versé
     4120 Impôt estimé à récupérer

3.6.3.4. Vous avez correctement estimé votre créance.

Dans ce cas, vous devez simplement faire

4121 Impôt à récupérer
à
     4120 Impôt estimé à récupérer

Et quand l'argent tombera sur votre compte

5500 Banque
à
	4121 Impôt à récupérer

Si vous décidez de le reporter en tant que versement anticipé d'impôt.

6700	Impôt dû ou versé
à 
	4121 Impôt à récupérer

3.6.3.5. Second cas, vous pensez avoir une dette fiscale

3.6.3.6. L'estimation de votre dette fiscale est supérieure à

ce que vous allez vraiment payer. Autrement dit, vous payez moins d'impôt que prévu.

4500 Dettes fiscales estimées
à 
     7710 Régularisation d'impôt dû ou versé
     4520 Impôt et taxes à payer

3.6.3.7. L'estimation de votre dette fiscale est inférieure à

ce que vous allez vraiment payer. Autrement dit, vous payez plus d'impôt que prévu.

4500 Dettes fiscales estimées
6710 Supplément d'impôt dû
à 
     4520 Impôt et taxes à payer

3.6.3.8. Vous avez correctement évalué votre dette fiscale.

Les écritures à passer seront donc

4500 Dettes fiscales estimées
à 
     4520 Impôt et taxes à payer

Puis lors du paiement

4520  Impôt et taxes à payer
à
	5500  Banque

3.7. Fiscalité France

Pas reçu de doc ni d'aide sur ce sujet désolé

3.8. Ecriture de fin d'exercice comptable (Belgique)

Chaque année est composée de 13 périodes, les 12 premières font exactement un mois mais la 13ième est toujours sur un seul jour : le 31 décembre. C'est cette période qui sera la période de clôture de l'année comptable.

Pour commencer, changez vos préférences pour avoir cette période par défaut. Normalement vous ne devrez utiliser que le journal des Opérations diverses et aucun autre.

Ensuite, imprimez une balance des comptes de l'année écoulée. Cela fait, le reste est assez facile.

3.8.1. Les amortissements

Dans la comptabilité Belge, vous trouverez ce qu'il y a à amortir dans le poste 24xxx, imprimez ces fiches et calculez l'amortissement pour l'année, ensuite en opération diverse, vous l'imputerez ainsi

63xxx Dotation aux amortissements
à
      2409xxxx Amortissement

Evidemment les postes comptables peuvent un peu changer suivant la façon dont vous avez adapté votre plan comptable. Faites tout de même attention à ne pas mélanger ce que vous avez acheté il y a deux ans et l'année passée. Normalement, chaque élément faisant l'objet d'un amortissement doit avoir un plan d'amortissement, c'est-à-dire un document qui décrit ce qui est amorti, indique la valeur d'acquisition et quelle somme sera amortie sur quelle année. Le document est de format libre, le mieux est d'utiliser une feuille du tableur d'OpenOffice.org pour résumer tout ce qui doit être amorti. Ce document est appelé tableau d'amortissement. Attention les montants sont hors tva !!!!

exemple :
bureau valeur d'acquisition 500euros acheté en 2003
 Amorti en 2003 100 euros
 Amorti en 2004 100 euros
 Amorti en 2005 100 euros
 Amorti en 2006 100 euros
 Amorti en 2007 100 euros
PC valeur d'acquisition 1200euros acheté en 2002
 Amorti en 2002 = 400 euros
 Amorti en 2003 = 400 euros
 Amorti en 2004 = 400 euros

Total à amortir en 2003 = 100 (pour le bureau) + 400 (pour le PC)

3.8.2. Les dépenses non admises

Dans la fiscalité belge, il s'agit entre autre de 50% des restaurants, 25% des frais de voiture (taxes de roulage, car wash...), des versements anticipés d'impôt et des paiements des impôts d'années antérieures.

Vous devez donc utiliser le compte 67xxx pour diminuer les charges de leur partie non déductible

3.8.3. Reclassement des Charges, Produits et Dettes

Il faut tout d'abord retrouver tous les fournisseurs non payés au 31 décembre et vérifier qu'ils n'ont pas été payés dans le courant de janvier ou de février. Si c'est le cas on aura un reclassement de dettes, sinon on devra penser que la dette a été payée par le gérant ou que la dette est toujours due. Cela doit se régler au cas par cas.

Il faut aborder la régularisation des comptes de charges et des produits (comptes 490, 491, 492, ,493) , les dettes supérieures à un an échéant dans l'année... (doit être complèté).

3.8.4. Les variations de stocks

En fin d'année, il faut faire l'inventaire du stock. Soit on a plus de marchandises que ce qu'il est inscrit dans notre comptabilité, on aura alors une réduction de charge (340 à 6094) soit on aura moins de marchandises que prévu, dans ce cas il y aura une augmentation des charges (6094 à 340). (INCOMPLET)

3.8.5. Compte de l'exploitant

Certaines dépenses ont été payées par le gérant ou l'administrateur en liquide. Donc ces paiements ne figureront pas dans les extraits de compte de la banque. La seule façon de faire est d'utiliser les comptes 4890 dans le cas d'une dette envers le gérant ou 4160 dans le cas d'une créance sur le gérant. Il faut donc solder ces comptes et constater la dette ou la créance.

3.8.6. Affectation du résultat

La dernière étape avant le bilan: affecter le résultat de l'exercice, que ce soit un bénéfice ou une perte. Vous pouvez utiliser l'impression -> bilan pour vérifier, il ne peut pas y avoir de différences entre le total du passif et le total de l'actif. S'il y en a une, elle correspond souvent à une perte ou un bénéfice.

3.9. Salaire et Compte de gérant

Le gérant utilisera les comptes 4890 et 4160 pour gérer l'argent qu'il prélève ou qu'il avance à sa société. Ces comptes peuvent aussi être utilisés lors du paiement des salaires. Il est important de rappeler qu'en Belgique, il est nécessaire de payer le précompte professionnel.

4. Sécurité

4.1. Introduction

PhpCompta a sa propre sécurité, cependant si vous voulez vraiment sécuriser votre comptabilité, vous devez prendre en compte qu'il ne suffit de sécuriser votre serveur et phpcompta mais aussi les programmes sur lequel le programme s'appuie. C'est-à-dire Apache, utilisation de https à la place de http, de PostGresql, de l'utilisation des odbc, de l'encryption des backups, de la traque des mots de passe trop faciles à deviner,... La liste est longue et c'est l'ensemble des mesures qui déterminera la sécurité de vos données, il suffit d'une seule faiblesse pour que la sécurité soit insuffisante. Le sujet est très vaste, il englobe trop de choses. C'est pourquoi nous ne traiterons que de PhpCompta uniquement et un tout petit peu de PostgreSql.

4.2. Base de données

En tout premier lieu, si vous avez réussi à tout installer, vous devez ajouter une sécurité à l'accès de vos database. Donc n'essayez pas d'utiliser install.sh quand la sécurité par mot de passe est activée !!! Ou alors mettez le mot de passe dans ~/.pgpass de l'utilisateur phpcompta

Dans include/constant.php changez le mot de passe (ligne phpcompta_password), il contient dany par défaut.

En tant qu'utilisateur postgres, ajoutez un mot de passe à votre utilisateur phpcompta avec la commande // psql -c "alter user phpcompta password 'votre_mot_de_passe'" Ce mot de passe est évidemment celui dont on a parlé au paragraphe précédent.

Ensuite changez le pg_hba.conf et mettez les lignes suivantes.

host   all         all        172.16.31.0  255.255.255.0           md5
local   all         all                                             md5
host    all         all         127.0.0.1         255.255.255.255   md5

La première ligne correspond à mon réseau privé.

Relancez postgres, voilà maintenant un mot de passe sera toujours requis, n'oubliez pas de mettre un mot de passe à vos superutilisateurs PostgreSql avant de changer, sinon vous ne pourrez plus vous connecter.

Pour changer le port de postgresql, il suffit de changer dans constant.php, la valeur phpcompta_psql_port, n'oubliez pas de changer le paramétrage de postgresql.

Ensuite, changez les droits sur le répertoire où sont vos fichiers avec chmod 700, attention : le propriétaire des fichiers doit être le même que celui du process httpd, pour vérifier faites ps -ef|grep httpd, le propriétaire du processus httpd se trouve dans la première colonne. Exemple chez moi, le propriétaire est apache

root@july data]# ps -ef|grep httpd
root     24540     1  0 22:47 ?        00:00:00 /opt/http2//bin/httpd -k start
apache   24541 24540  0 22:47 ?        00:00:00 [httpd]
apache   24542 24540  0 22:47 ?        00:00:00 [httpd]
apache   24543 24540  0 22:47 ?        00:00:00 [httpd]
apache   24544 24540  0 22:47 ?        00:00:00 [httpd]
apache   24545 24540  0 22:47 ?        00:00:00 [httpd]
root     24555 23968  0 22:56 pts/0    00:00:00 grep httpd

4.3. PhpCompta

Dans PhpCompta, le module de sécurité permet d'établir quel utilisateur peut accéder à quel dossier, ce qu'il peut y faire, les journaux auquels il peut accéder... Chaque fois qu'une page est chargée, le mot de passe et le login utilisateur sont vérifiés pour savoir si primo il a accès à ce qu'il a demandé et secundo si son compte est actif et que le mot de passe fourni est valide. Ces valeurs sont stockées sur le serveur. Peu de système vérifie aussi souvent les permissions d'un utilisateur. Evidemment utiliser le cache de l'explorateur pour découvrir ces informations est une perte de temps, utiliser son historique pour accéder à vos données ne fonctionnera pas non plus.

Pour ajouter un utilisateur, vous devez tout d'abord avoir les droits admin et créez l'utilisateur. A ce moment-là, il n'a accès à rien du tout. Il faut ensuite se connecter à un dossier sur lequel vous avez des droits admin et l'ajouter, par défaut il ne peut rien faire. A vous de spécifier ce à quoi il peut accéder et son droits par défaut (écriture ou lecture). De cette façon, un utilisateur (sauf avec des droits admin ) ne peut pas accéder à des nouveaux dossiers. Chaque accès doit être donné explicitement.

Dans un dossier, un utilisateur a toujours un droit par défaut. Si par exemple, son droit par défaut est de lire il pourra lire tout ce qu'il veut et écrire uniquement dans ce qui a été explicitement permis. Si son droit par défaut est d'écrire, c'est l'inverse : il pourra écrire partout sauf là où c'est explicitement défendu. Le sens d'écrire dans ce contexte-ci doit se comprendre comme la capacité à pouvoir ajouter ou modifier des informations.

4.3.1. Sécurité au sein d'un dossier

Dans chaque dossier, vous devez donner les droits des utilisateurs. Il y a les journaux et les actions. Les journaux sont les journaux auquels vous avez ou non accès. Avoir accès en ajout à un journal de vente permet automatiquement de générer des factures et de les imprimer.

Les actions

• Accès au Grand Livre : vous permet d'accèder au GrandLivre et

donc de voir toutes les opérations.

• Impression : accès aux impressions, attention, cela permet à

ceux qui ont cet accès de pouvoir imprimer et exporter, les fiches (banques, clients...) !!! Dans le cas, où vous souhaitez que l'utilisateur puisse générer et imprimer des pièces (facture, lettre de rappel) ce droit-ci n'est pas nécessaire.

• Création et modification des rapports : menu avancé, vous

permet de créer vos propres rapports

• Mise à jour Plan Comptable
• Gestion Journaux : dans le menu avancé, configuration des journaux
• Paramètres : gestion des taux TVA, paramètre société, ...
• Centralise
• Lecture des fiches : pour rechercher une fiche, cette action est

nécessaire pour ceux qui doivent encoder dans les journaux ou dans les modules de gestion

• Voir le stock
• Modifie le stock: permet de modifier manuellement le stock,

celui-ci sera de toute façon modifié par les actions d'achat et de vente.

• Fiche ajout et modification : pour pouvoir ajouter ou

modifier une fiche

• Voir la balance des comptes : pour voir la balance des comptes,

nécessaire d'avoir aussi l'accès Impression

• Import et export des écritures d'ouverture
• Module Suivi Document : module gestion, permet de lire et

d'ajouter des actions ainsi que de générer certains documents tels que lettre de rappel, courrier...

• Module Client
• Module Fournisseur : module gestion
• Module Administration : module gestion
• Module Gestion: module gestion, sans ceci vous ne pouvez pas

du tout accèder à la gestion.

Dans chaque dossier, vous devez donner les droits des utilisateurs. Il y a les journaux et les actions. Les journaux sont les journaux auquels vous avez ou non accès.

Les actions

• Accès au Grand Livre : vous permet d'accèder au GrandLivre et

donc de voir toutes les opérations.

• Impression : accès aux impressions
• Formulaire : menu avancé, vous permet de créer vos propres

formulaires

• Mise à jour Plan Comptable
• Gestion Journaux : dans le menu avancé, configuration des journaux
• Paramètres : gestion des taux TVA, paramètre société, ...
• Centralise
• Fiche Read : pour rechercher une fiche
• Voir le stock
• Modifie le stock: permet de modifier manuellement le stock,

celui-ci sera de toute façon modifié par les actions d'achat et de vente.

• Fiche ajout : pour pouvoir ajouter une fiche
• Voir la balance des comptes : pour voir la balance des comptes,

nécessaire d'avoir aussi l'accès Impression

• Import et export des écritures d'ouverture
• Module Suivi Document : module gestion
• Module Client : module gestion
• Module Fournisseur : module gestion
• Module Administration : module gestion
• Module Gestion: module gestion

5. Gestion de stock

PhpCompta vient avec un système minimum de gestion de stock, c'est-à-dire qu'il permet de suivre un stock grâce aux action de vente et d'achat, et de diminuer ou d'augmenter manuellement le stock; mais il ne gére pas les commandes. Pour commander des marchandises, il faut pour l'instant passer par gestion->action, et ajouter des documents de commandes.

Attention à la date, on ne tient compte pour le stock que de ceux de l'année et non ceux de l'exercice s'il est plus d'un an.

Cela étant précisé, voyons ce qu'on peut faire avec ce module de stock.

Pour toutes les marchandises dont vous voulez gérer le stock, il faut ajouter l'attribut gestion de stock, vous devez y mettre un code, et exactement le même code dans sa contrepartie. Les mêmes marchandises ont toujours deux fiches : l'une pour la vente et l'autre pour l'achat, la seule façon de lier ces fiches est de leur donner le même code de stock.

Bien faire attention à ce code, il doit être le même pour les fiches achats et ventes de la même marchandise, si vous utilisez ce code stock pour deux marchandises différentes, vous ne serez plus en mesure de faire la différence entre ces 2 marchandises dans le stock.

Il doit être bien clair, qu'il y a deux fiches pour cette marchandise, l'une à la vente et l'autre à l'achat. Il y a deux raisons à cet état de chose :

• La première, est que les postes comptables des marchandises à

vendre et à acheter ne sont pas les mêmes.

• La seconde est qu'ainsi vous pouvez faire correspondre plusieurs

fiches avec le même code de gestion de stock, par exemple, au lieu d'avoir un stock par boisson, vous pouvez décider d'avoir le même code de stock pour toutes les boissons. Petite illustration: imaginons que quelqu'un qui vend du coca, du fanta et du sprite souhaite uniquement connaitre le total des différentes boissons. Et donc s'il vend du coca ou du fanta, son stock diminue; dans ce cas, il ne sera pas capable de savoir combien il a exactement de cannettes de chaque sorte, il ne connaitra que le total des cannettes.

Les achats et les ventes vont automatiquement mettre le stock à jour si on fait ces opérations dans les journaux achats et ventes uniquement.

5.1. Configurer le système

Ajouter des fiches de marchandises (en achat et vente) et adapter votre journal d'achat et de vente pour qu'ils tiennent compte de ces nouvelles fiches.

N'oubliez pas d'ajouter l'attribut "Gestion de stock" pour ces fiches, pour ce faire cliquez sur le nom de la famille de fiches (à côté de liste).

N'oubliez pas qu'en fin d'année, on fait l'inventaire et on compare le stock du début de l'année avec celui de la fin d'année, et cela donne lieu à une écriture comptable de variation de stock, normalement dans le journal des opérations diverses.

5.2. Premier cas: une marchandise achetée=une marchandise vendue

Ceci est le cas le plus simple, admettons que vous vendiez la marchandises A et que quand vous la vendez, votre stock diminue.

Dans le menu Fiche, dans les marchandises à vendre ajoutez un nom de gestion de stock ou un barre-code. Exemple MARCHA. Faites la même chose pour la marchandise à vendre.

Maintenant, après avoir adapté le journal de vente et d'achat pour que ces fiches soient utilisée (avancé->journaux). Vous constaterez que quand vous vendez votre stock diminue et qu'à l'achat, il augmente, ce qui est logique.

Le menu Stock vous montre l'état de votre stock. Si certaines marchandises ou été volées, détruites ou retournées, vous pouvez manuellement modifier le stock; en cliquant sur MARCHA, vous voyez le détail du stock, vous avez une ligne pour modifier le stock, si vous entrez un nombre négatif, le stock va diminuer du nombre d'unité indiqué, avec un nombre positif, il augmentera.

si vous êtes un cafetier et que quand vous achetez une bouteille de soda, vous le vendez par verre; si vous souhaitez suivre les stocks des vente, vous pourriez dire qu'une bouteille à l'achat vaut 5 unités, et à la vente une seule.

5.3. Second cas: uniquement à l'achat

Dans ce cas-ci, vous ne voulez suivre que le nombre d'unité achetée, par exemple, si vous êtes un cafetier et que quand vous achetez une bouteille de soda, vous le vendez par verre; et vous ne souhaitez pas faire le suivi de chaque verre vendu. Les unités de stocks n'acceptent que 4 décimales maximum.

Il suffit simplement de mettre un code sur la marchandise à l'achat et c'est tout.

Dans ce cas-ci, il vous suffit de regarder la quantité achetée, et celle qu'il vous reste réellement, cela vous donne par simple soustraction, la quantité vendue.

Il vous suffit maintenant de changer manuellement.

5.4. Plusieurs fiches pour un même stock

Imaginons que pour une certaine marchandise (MARCHA), vous avez crééez une fiche quand vous l'achetez à un fournisseur et une autre fiche quand vous l'achetez à un autre fournisseur. Parce que par exemple, les prix sont différents, ou pour n'importe quelle autre raison qu'il vous plaira.

Dans ce cas, il suffit d'utiliser le même code de gestion pour toutes ces fiches, automatiquement elles seront rassemblées dans la gestion de stock.

6. Domaines

6.1. Définition

Il est possible d'avoir phpcompta installé plusieurs fois sur votre machine dans des "virtual host" différents; mais si vous le faites, vous remarquerez que les différents sites phpcompta (virtual host) accèdent aux mêmes bases de données.

Pour éviter cela, on utilise les domaines. Les domaines sont donc l'ensemble des bases de données pour un virtual host donné, cela comprend non seulement le repository mais aussi les bases de données contenant les dossiers et les modèles.

Le domaine sera matériellement concrétisé par un préfixe pour vos bases de données. Donc chaque application PhpCompta aura ses propres bases de données.

6.2. Mise en place

Pour utiliser les domaines, il suffit de retrouver la ligne

define ("domaine","");

dans le fichier include/constant.php et de la transformer en

define ("domaine","mon_domaine");

Attention: comme cela sert à nommer les bases de données, les limitations sont les mêmes que celle des noms de bases de données : pas d'espace, de point virgule,...

6.3. Utilisation

L'utilisation des domaines est tout-à-fait invisible pour l'utilisateur et pour l'application. Le seul véritable changement est que les noms de base de données sont différents.

Chaque "virtual host" d'apache accèdera donc à son propre système de base de données.

7. Le module de comptabilité

Après toute cette théorie, il est temps d'apprendre à utiliser PhpCompta

7.1. Journaux

Il existe 4 sortes de journaux

• Vente regroupant les ventes
• Achat Celui regroupant les achats
• Financier Celui regroupant tous les mouvements financiers (banque, caisse...)
• Opérations divers Et celui regroupant toutes les autres

opérations (augmentation de bilan, amortissement,... )

Pour la création voir Lien

Dans tous les journaux, vous avez le menu "nouvelle" et "voir" au minimum, "nouvelle" pour nouvelle opération et voir pour voir les opérations de la période en cours ou de toutes les périodes.

7.1.1. Grand Livre

Ce journal-ci est un peu spécial. En fait, il rassemble tous les journaux dans un seul, on ne peut pas y écrire directement mais on y voit toutes les opérations en provenance de tous les journaux.

7.1.2. Entrée ou Journal des Ventes

Le journal des ventes regroupe les opérations de vente, donc ce que vous vendez. En mode utilisateur, c'est très simple: vous devez juste ajouter le client, la date et évidemment les articles.

Les rabais et remises ne sont utilisables qu'avec les fiches, il faut cependant encore les calculer séparément.

La ligne du bas vous permet de faire des petits calculs rapides (exemple: 1+2*3.2)...

Pour ajouter une vente, cliquez sur nouvelle, puis utilisez les boutons pour ajouter les clients, services et marchandises que l'on vend.

En cas de reprise de matériel, vous pouvez mettre des quantités négatives - attention : des quantités, pas des prix unitaires-. Le stock sera automatiquement réadapté pour tenir compte de ce retour de matériel.

Pensez à utilisez le dossier "demo" pour faire tous vos tests et découvrir PhpCompta.

7.1.3. Dépense ou Journal des Achats

Reprend uniquement les opérations d'achat que ce soit pour l'achat de marchandises, de services ou de matériel.

7.1.4. Financier ou Journal Financier

Uniquement pour gérer les comptes en banque, visa, bref tout ce qui est financier (pas les prêts qui devraient être en opération diverses mais bien le paiement de ces prêts).

La date est importante, il est important de vous rappelez: on vous donne l'ancien solde et le nouveau, vérifiez sur vos extraits que cela correspond bien.

Le commentaire est optionnel, c'est ce que vous verrez apparaître lorsque vous regarderez votre journal.

Introduisez un montants négatif si vous payez (le compte diminue) et un montant positif si vous recevez de l'argent.

En cas de paiement, il faut introduire le montant négatif.

7.1.5. Journal des Opérations diverses

Reprend toutes les opérations qui ne sont pas comprises dans les autres journaux. Ce qui implique les amortissements, parfois les salaires ou les produits financiers, les dépenses non admises, le paiement de l'impôt, de la tva, les garanties...

C'est l'unique journal qui n'utilise pas les fiches. Pourquoi ? Tout simplement parce que s'il utilisait lui-aussi les fiches, il faudrait faire une fiche par poste comptable, ce qui serait rapidement ingérable. De plus, les fiches sont là pour les opérations courantes (vente/Achat/banque). Puisque ce journal n'utilise pas les fiches, le filtre est le même que celui défini pour le mode comptable voir <ref id="journal_comptable" name="définition journal">

Pour le profil comptable, vous devez mettre un filtre pour les comptes visibles au débit ou au crédit.

exemple : Le journal n'utilisera que les comptes commençant par 60 ou 411 et le poste 550

 Postes utilisables journal (débit crédit)        60* 411* 550

Ceux qui terminent par une étoile reprennent les comptes qui commence par l'expression ainsi 411* reprendra 411, 4111, 4112,4113 et 4114. Vous séparez les différents comptes par un espace.

7.1.6. Cas particuliers

Les cartes de crédit : La visa = changement de créancier : visa paie le fournisseur vous payez Visa, vous pourriez aussi le mettre dans un journal financier

Facture payée par mensualité, la facture est encodée dans le journal d'achat, et à chaque paiement vous l'encodez dans le journal financier

Les salaires peuvent être soit dans un journal d'achat et les produits financiers dans un journal de vente, mais ils pourraient tous deux être dans le journal d'opérations diverses.

7.2. Encodage d'opération

La tva est automatiquement mise, on prend celle de la fiche, il n'est donc normale que vous ne deviez pas l'encoder. Les prix sont aussi pris dans les attributs de la fiche mais vous pouvez modifier manuellement.

En cas de montant négatif, les écritures sont inversées Exemple

* Paiement d'une facture (montant négatif) on aura 
fournisseur
    à 
           client
* Reprise de marchandise (diminution de vente & tva)
Tva à payer, vente 
    à 
     client
La dette du client diminue

Il n'est pas possible de modifier un encodage mais vous pouvez l'annuler. Quand vous cliquez sur Confirmer soyez sûr de ce que vous faites.

7.3. Recherche

Ce menu permet de rechercher par date, montant, poste comptable, code interne, quick code ou grâce à une partie de la description.

La sécurité s'applique dans les recherches, il n'est pas possible de voir les opérations des journaux auquels vous n'avez pas accès.

7.4. Ecriture Directe

Ecriture Directe vous permet d'encoder une opération directement dans un journal, en mélangeant les quick codes et les postes. Ce mode d'écriture ne doit être utilisé uniquement dans le cas où il n'est pas possible d'encoder la dépense de manière classique via les journaux d'achat, vente ou financier.

Les quick codes et les postes comptables utilisables sont paramétrables dans "Avancé->journaux->journal concerné". Le paramètrage des postes comptables fonctionnent comme pour les journaux d'OD Lien

7.5. Rapprochement - réconciliation

Vous pouvez lier des opérations entre elles, en général ce seront des paiements qui correspondent à des factures. Ce n'est pas obligatoire, c'est là uniquement pour vous permettre de mieux voir ce qui concerne quoi.

Les rapprochement ne se font pas forcément dans le même journal, par exemple un paiement sera dans le journal financier mais sera lié à une opération de vente (journal de vente) ou d'achat (journal d'achat).

Le point important est que dans la petite fenêtre montrant les détails, vous pouvez spécifier si la facture est ou non payée, cela vous permettra de savoir en temps réel, ce qui est déjà payé et ce qui ne l'est pas, cette possibilité n'existe que pour les journaux de type vente et achat.

7.6. Fiche

Ce menu vous permet d'ajouter et de modifier des fiches mais aussi de leur ajouter des attributs, un attribut est par exemple une adresse, une partie non déductible, une adresse...

7.6.1. Ajout ou suppression d'attribut

Il est possible d'ajouter des attributs et aussi d'en enlever mais seuls les attributs non définis de base peuvent être supprimés, autrement dit seuls attributs que vous avez ajouté peuvent être enlevés. Attention, cette opération n'est pas réversible et cela modifiera toutes les fiches existantes de cette catégorie de fiche, les valeurs de ces attributs seront définitivement perdues.

Faites des tests dans la base de données "demo" si vous ne comprenez pas bien.

7.6.2. Création d'une catégorie de fiche

Les catégories de fiches sont en fait le rassemblement de fiche ensembles, par exemple, les marchandises, les clients, les fournisseurs...

Qu'est qu'une fiche finalement ? Pour vous l'expliquer simplement, dites-vous qu'en comptabilité, il y a une série d'actions ou d'intervenants tels que Achat, vente, Client, Fournisseurs, et que chaque action (ou intervenant) peut être subdivisée. Exemple: Vous créez une Action de type Dépense, puis dans cette nouvelle action, vous la subdivisez en 'Achat de carburant', 'restaurant', 'frais divers'... La fiche correspond donc à la dernière subdivision c'est-à-dire dans ce cas-ci à 'restaurant' ou 'frais divers'.

Pour créer une catégorie, cliquez sur Fiche et à droite sur création. Vous devez donner le nom de la catégorie et le type de fiche que vous voulez.

La classe de base est le poste comptable parent de vos fiche, ce poste doit exister, il faut alors cliquer aussi sur "création automatique du poste comptable" qui permet de générer automatiquement le poste comptable voulu, ce poste sera automatiquement ajouté dans le Plan Comptable. Si cette option n'est pas cochée, vous devrez ajouter manuellement le poste comptable et le donner explicitement. Si vous ne souhaitez pas que chaque fiche aie son propre poste comptable, ne cochez pas l'option, dans ce cas, soit le modèle a un poste comptable de base qui deviendra alors le défaut, soit vous en fournissez un qui deviendra le poste comptable par défaut pour cette catégorie de fiche, soit le modèle n'a pas de poste comptable et dans ce cas, il n'y aura aucun poste comptable. (Exemple: les contacts)

Pour simplifier :

• Vous voulez que chaque fiche aie son propre poste comptable et

vous souhaitez que ce poste soit crée automatiquement : cochez la case 'Création automatique du poste comptable'

• Vous souhaitez qu'il n'y a pas de poste comptable attaché à

chaque fiche: ne la cochez pas. Pour les contacts par exemple, il n'y a pas de postes comptables.

• Vous souhaitez qu'il y aie un poste comptable attaché à chaque fiche

mais pas généré automatiquement: ne cochez pas. Toutes les fiches auront le poste comptable donné dans 'Classe de base', si cette classe de base est vide, le poste comptable sera celui du modèle de base, si le modèle de base n'en a pas, alors il n'y aura pas de poste comptables de base.

Cas spécial: la classe de base "Autre" permet de créer des fiches sur mesure, par exemple: liste des employés,

7.6.3. Création d'une fiche

Quelques attributs à expliquer : Gestion Poste, Prix Achat, Prix de vente, Poste Comptable. Vous n'êtes pas obligé de créer une fiche pour tout, par exemple pour les restaurants, vous pouvez encodez une seule et unique fiche appelée restaurant.

Autre : comme plusieur fiches peuvent utiliser le même poste comptable, si on modifie le nom d'une fiche, attention cela ne modifiera pas son nom dans le Plan Comptable. Attribut spéciaux:

• Partie fiscalement non déductible : entre 0 & 1, il s'agit de ce que vous

ne pourrez pas déduire comme charge. En cas d'achat sur cette fiche, le montant HTVA multiplié par ce que vous avez inscrit ici sera rangé dans les dépenses non admises, le poste comptable est celui qui est indiqué dans le Module Paramètre-> Poste

• TVA non déductible même remarque
• TVA non déductible récupérable par l'impôt idem

7.7. Impression

Ce menu permet de demander des impressions.

7.7.1. Journaux

Impression de journaux, les périodes que vous voyez sont celles de l'exercice de votre période par défaut (voir préférence). Vous pouvez soit les avoir comme un listing soit de manière détaillée c'est-à-dire en partie double.

option

• Vous pouvez choisir entre les journaux centralisés et ceux qui ne le

sont pas.

• Style d'impression, soit simple donc sur une seule ligne soit en

partie double

Une fois l'impression en HTML obtenue, on peut soit l'imprimer, soit l'avoir en pdf soit en CSV. Avec le CSV, vous pouvez l'importez dans un tableur et faire une autre présentation

7.7.2. Poste

Impression des postes comptables par période. Il est possible de recherche sur base soit du quickcode soit du poste comptable.

L'export en PDF et CSV est prévu. Cela fonctionne exactement comme les journaux.

7.7.3. Fiche

Impression des fiches, avec ou sans solde, par période. On peut exporter en PDF. On imprime des catégories de fiches, pour avoir le détail d'une fiche en particulier, il faut utiliser impression des poste Lien

7.7.4. Les Rapports

7.7.4.1. Introduction

Les rapports permettent de rapidement encoder des rapports. Par exemple, le total des ventes, le total encore à payer, la différence entre les entrées et les charges... Il n'y a pas vraiment de limite.

Les rapports permettent d'utilisent des formules (mod,round,*,-) sur des soldes de comptes.

Très peu, voire aucun rapport, n'est fourni par défaut, vous devez les ajouter vous-même. Pour cela, soit vous regardez dans le répertoire contrib/rapport soit vous allez sur le site de phpcompta.

7.7.4.2. Syntaxe

Quelques règles:

• les postes sont toujours écrits entre crochets;
• pour avoir la somme du poste et des sous-poste,

il faut utiliser le %;

• Si vous souhaitez commencer à une autre période pour certains

compte et donc avoir plusieurs intervalles pour un rapport, vous devez utiliser l'option FROM=MM.YYYY (voir exemple). Ce genre d'option est très utile pour par exemple les déclarations de TVA.

• Si vous souhaitez n'avoir que le crédit ou le débit, utilisez le

D ou le C avant la fermeture du crochet

cas particulier : FROM=00.0000 pour indiquer le début de l'exercice comptable dans lequel vous êtes (voir préférence), utile si vous avez avez plusieurs exercices comptable dans le même dossier.

Exemples de formule:

Résultat d'exploitation brute round([7%]-[6%])
Impot estimé (sans compter les amortissements) ([7%]-[6%])/0.35
Total des comptes en banque [550%]
Total TVA récolté depuis janvier 2005 : [4511]  FROM=01.2005
Perte ou profit 	if ([7%]-[6%]>0)?"Benefice":"Perte"

7.7.4.3. Statistiques mensuelles

Dans le menu rapport, vous pourrez choisir l'étape, si vous choississez mensuelle, vous aurez le résultat par mois.

Afin de pouvoir faire un graphique de vos statisques, il vous suffit de demander l'export en CSV puis de l'intégrer dans votre tableur

7.7.5. Balance des comptes

Après avoir choisi la période, vous recevrez tous les postes comptables, la somme des débit et crédits de chacun. Cette balance est très pratique pour rapidement vérifier les comptes clients, dépenses. C'est un outil de vérification très utile.

7.7.6. Bilan

Actuellement, seule le bilan Belge est disponible, pour en avoir un autre, il suffit de créer 2 fichiers L'un sera en RTF et contiendra la présentation ainsi que les valeurs à calculer et l'autre en format texte contiendra les formules qui remplaceront les balises dans le document RTF.

Pour comprendre comment cela fonctionne, il suffit d'aller dans html/document/fr_be et d'ouvrir les 2 fichiers qui s'y trouvent.

Le bilan et la balance des comptes, sont les deux outils qui vous permettront de faire votre bilan de fin d'année.

7.7.7. Liste Assujetti

Permet d'avoir la liste des assujetti à la TVA et le montant qu'on leur a facturé, c'est une déclaration obligatoire et annuelle en Belgique.

7.8. Avancé

7.8.1. Journaux

La première chose à faire quand on crée un journal est de le paramétrer correctement

L'écran est divisé en deux parties, celle du dessus, est surtout utilisée par les journaux "Opérations Diverses", celui du dessous pour les autres journaux.

Le nombre de lignes maximum, donne le nombre lignes par défaut qu'on verra dans l'écran d'encodage quand on ajoutera une dépense, un achat, une opération diverses ou une opération banquaire.

Il vaut mieux ne pas créer plus de 4 journaux par types, c'est-à-dire 16 au total, il y a à cela deux raisons : la première est que cela devient ingérable, la seconde est que l'affichage en mode utilisateur serait euh... atroce. Quatre journaux en tout sont largement suffisant pour les besoins d'une entreprise.

Remarque générale: En mode utilisateur, il faut cocher les fiches que l'on souhaite utiliser dans ce journal mais avec une exception : les journaux d'opérations diverses n'utilisent jamais les fiches voir Lien.

Voir aussi Journaux Lien

7.8.2. Période

C'est l'endroit ou les périodes sont créées, ou fermées. Il faut toujours fermer les périodes en particulier après les déclarations TVA, afin d'éviter que les montants déjà déclarés ne correspondent plus, plus personne ne doit pouvoir encoder dans ces périodes-là.

Après la fermeture des périodes, on peut les centraliser

7.8.3. Ecritures definies

Après avoir encodé une opération, vous pouvez la sauver en tant que modèle afin de la réutiliser par la suite pour pouvoir encoder plus rapidement, ce menu-ci vous permet d'effacer les modèles d'opération dont vous n'avez plus besoin. Remarquez la case "Ecriture Directe" qui vous permet d'accèder aux modèles d'opérations sauvées dans ce mode.

7.8.4. Centralise

La centralisation est l'opération comptable qui consiste à regrouper les différents journaux comptables dans le grand-livre.

7.8.4.1. Méthode

Cette opération n'est pas réversible.

Tout d'abord, vous devez clôturer les périodes, une période clôturée est une période où il ne sera pas possible d'ajouter ou de modifier quoi que ce soit, d'ailleurs, il vaut mieux toujours mieux clôturer une période avant de faire la déclaration TVA. Cela empêche les erreurs.

Ensuite, vous pourrez centraliser. Pour l'instant, la clôture des périodes se fait par : "Paramètre -> période" et la centralisation se fait par le menu "Avancé -> Centralise".

7.8.5. Plan Comptable

Le plan comptable que vous utilisez, vous pouvez toujours ajoutez des postes ou enlever ceux qui n'ont jamais été utilisé.

Vous pouvez aussi les renommer

7.8.6. Rapport

Création des rapport voir impression des rapports Lien

7.8.7. Import Banque

Pour ajouter votre banque, vous pouvez le faire rapidement et simplement voir la section Developpeur Lien.

Vous avez 3 sous menus

• Importer des fichiers CSV, faites bien attention aux journaux, format et compte choisi,

il n'y aura pas de vérification.

• Vérification, où vous pourrez ajouter le compte en contrepartie
• Transfert. Dans ce menu-ci, vous voyez les opérations qui vont être transfèrées.

Ce sont celles qui ont un poste comptable, qui n'ont pas encore été transfèrées et de la période que l'utilisateur a choisi dans ses préférences. Vous pouvez enlevez celles qui sont douteuses et que vous retrouverez alors dans Vérification. Après confirmation, les opérations comptables sont inscrites dans le journal comptable, attention ce n'est pas réversible

7.8.8. Ecriture d'ouverture

En début d'année, il faut réouvrir les comptes, mais uniquement les passifs et les actifs.

Quand votre bilan est fini, vous devez donc encoder dans la nouvelle année tous les soldes, normalement vous utilisez la balance des comptes pour cela. Pour aller plus vite, vous les exportez avec ce menu, puis vous l'importez après avoir changé de dossier ou de période.

Attention : La réouverture des comptes se fait sur le nouvel exercice et normalement en janvier, pas l'exercice que vous venez de clôturer.

8. Le module de gestion

Le module de gestion, comprend en partie la comptabilité et surtout le suivi des clients, fournisseurs,... Il permet aussi la création de facture, ou d'autre documents voir paramètre Lien

8.1. Menu : clients

En sélectionnant cette option, vous allez directement voir la liste des clients que vous avez. En cliquant sur le premier élément de la colonne, vous pourrez modifier la fiche client.

Dans la 3ième colonne, vous avez les actions

• Contact pour avoir la liste des contacts
• Courrier pour accèder à toutes la correspondance avec ce client
• Facture pour accèder à toutes les factures au nom de ce client

Ajout de client en cliquant sur le bouton ajout

Modification d'un client en cliquant sur son quickcode

8.2. Menu Facture

Par défaut le premier journal est ouvert, et vous propose d'encoder une facture, cela se passe dans la même façon que dans le module de comptabilité sauf que vous pouvez ici générer une facture et l'imprimer.

Si vous avez chargé un modéle pour générer les factures, PhpCompta vous proposera avant de sauver l'opération de générer une facture.

Pour ajouter des modèles de facture, il faut aller dans le module ParamètreLien.

A la dernière étape, PhpCompta vous permet de charger un fichier, si vous avez généré une facture, celle-ci sera alors remplacée.

Dans le cas où vous demandez la génération d'une facture, le numéro de facture sera incrémenté. Dans le module comptable, le numéro de facture n'est jamais incrémenté automatiqueme.

8.3. Menu Fournisseur

Comme menu client

8.4. Menu Dépense

Exactement comme dans le module comptable, sauf qu'aucun document n'est généré cependant vous pouvez charger une pièce justificative.

8.5. Contact

Dans une companie ou dans une administration, vous pouvez avoir plusieurs personnes de contact, dans ce cas vous utiliserez les fiches contacts. Elles n'ont pas de poste comptable normalement, mais vous pourriez en ajouter via le menu fiche Lien

8.6. Administration

Administrations des finances ou une autre, vous avez besoin de suivre le courrier que vous entretenez avec eux. Que ce soit pour charger les documents que vous envoyez ou que vous recevez, il vaut toujours mieux garder une trace de toute vos communications avec eux.

8.7. Suivi Courrier

Comme le dit le titre, garde une trace de toutes les communications reçues ou envoyées.

Vous pouvez faire une recherche soit sur le quickcode, cela

	sera celui du destinataire ou de l'expéditeur, soit sur une
	partie du titre soit sur la référence. 

Les références sont créés automatiquement, c'est le style du document

	puis un numéro de séquence

Afin de lier deux actions ensemble, il faut rechercher la première, voir le détail puis cliquez sur "Ajout action". Les deux documents seront alors liés.

Vous pouvez ici aussi générer un document ou ajouter une pièce justificative en plus de la note interne. Cette note n'est jamais repris dans le document.

8.8. Ecriture Directe

Voir <ref id="ecriture_directe" name="Module de comptabilité Ecriture Directe">

9. Le module de comptabilité analytique

9.1. introduction

La comptabilité analytique pour faire "simple", c'est une analyse détaillée de la comptabilité générale. La comptabilité analytique va se baser sur le compte de résultat et répartir tous les montants d'une autre manière que la comptabilité générale. Avec la comptabilité générale il est impossible de vérifier ce que coûte un projet, un client ou un produit. La comptabilité analytique va permettre de créer des plans comptables analytiques en rapport directe avec votre propre fonctionnement.

Seul la comptabilité générale est le document officiel pour les contributions et la TVA. La comptabilité analytique est une aide à la gestion ce qui permet de l'adapter scrupuleusement à son fonctionnement et ses attentes. Ce qui veut dire qu'un comptabilité analytique pourra être totalement différente pour un même entreprise en fonction d'un dirigeant ou un autre et de leur objectifs et priorités respectives alors que la comptabilité générale restera la même dans les deux cas.

Exemple simple : Vous avez un client, Monsieur Bidulle, qui vous demande un devis pour changer toutes les fenêtres de sa maison. Vous lui remettez un devis en tenant compte du pris des fenêtres , du travail de main d'oeuvre et en plus votre marges bénéficiaires. Vous achetez les fenêtres au prix convenu que vous imputez dans le compte « marchandises » de votre comptabilité. Dans ce compte se trouvent aussi toutes les autres marchandises que vous achetez. Vous envoyez un devis par la poste qui vous imputez dans le compte « poste » de votre comptabilité. Dans ce compte se trouvent aussi tous les autres envois postaux.

La comptabilité analytique va permettre d'imputer l'achat des fenêtres et de l'envoi postale dans la compte « bidulle » du plan analytique « clients ».

Je peux ainsi connaître exactement le prix de revient du-dit client.

Nous pouvons allez plus loin dans notre travail de gestion. La Comptabilité Analytique permet de réaliser des opérations diverses qui ne sont pas reprise dans la comptabilité générale.

Vous pouvez encoder dans la comptabilité analytique les heures de travail pour ce client au prix de revient salarial. Quand le travail est terminé vous pouvez en sortir les résultats.

Est ce que vous êtes en bénéfice pour le travail chez monsieur Bidulle ? La comptabilité analytique va prendre le prix de la facture et y soustraire les fenêtres, le ou les envois postaux, les heures de travail sur le chantier, les heures de travail dans les bureau, ... et y donner le résultat. En fonction du résultat vous pourrez ajuster les prix la prochaine fois.

9.2. Activation de la comptabilité analytique

Vous devez allez dans le menu « société » du module paramètre de votre comptabilité. Tout en bas de la page, un petit menu déroulant indique par défaut « non utilisé ». Vous pouvez modifier le menu en obligatoire et tous les montants de la compta générale qui est imputé dans la compte d'exploitation (charge « 6 » et produit « 7 ») seront obligatoirement imputer dans tous les plans analytiques. optionnel et tous les montants de la compta générale qui est imputé dans la compte d'exploitation (charge « 6 » et produit « 7 ») seront, à votre appréciation, imputer dans tous les plans analytiques.

Ensuite vous enregistrer les modifications

9.3. Plan analytique

9.3.1. Ajout d'un plan

Cliquez sur « Ajout un plan comptable » et remplissez le « nom » et la « description » puis enregistrer. Si vous mettez plusieurs plan, sachez qu'il sont se mettre dans l'ordre alphanumérique de la première mettre du « nom ».

9.3.2. Ajout de postes

Vous n'êtes pas limité dans les postes pour un même plan comptable. Cliquez sur le bouton « ajout » pour créer un nouveau poste et remplissez les champs proposés Le champs montant n'est pas encore fonctionnel pour l'instant.

9.4. Opération diverses

Ce menu vous permet d'encoder des opérations entre différents comptes analytiques.

9.5. Impression

9.5.1. Listing

Vous pouvez avoir le listing des opérations qui ont été imputées dans un plan analytique préci entre deux date et/ou entre deux postes. Vous pouvez visualiser les résultats sur la page et ensuite, si désiré, importer les éléments en format CSV.

9.5.2. Balance simple

Entre deux dates et/ou entre deux postes, vous pouvez obtenir les montants des débits, crédits et soldes de tous les postes d'un plan analytique. Vous pouvez les exporter en PDF ou CSV

9.5.3. Balance croisé

Permet de sortir une balance croisée entre deux plan analytique. Choisissez les deux dates entre lesquelles la balance doit être faites, choisissez le plan analytique primaire et le secondaire (avec un choix entre les postes possible) et lancer la balance par le bouton « afficher ». Vous pouvez les exporter en PDF ou CSV

9.6. Liaison avec la compta générale

9.6.1. Introduction

Petit rappel, le comptabilité analytique ne fonctionne qu'avec les comptes de résultats, c'est à dire les comptes de charges « 6 » et les comptes de produits « 7 ».

9.6.2. Journal de ventes et d'achats

Après l'encodage de votre facture de vente ou d'achat, vous enregistrez pour vérifier si tous les montants correspondent. Vous trouvez à droite de chaque ligne d'article un menu déroulant par plan comptable. Vous choisissez dans le menu de chaque plan, les postes qui correspondent à l'imputation.

Ensuite vous devez indiquer le montant.

Chaque montant de la comptabilité générale peut être imputé dans des postes analytiques différents. Pour ce faire, vous avez un bouton en dessous montant qui vous permet d'ajouter un ligne d'imputation.

Dans ce cas, vous pouvez, avant l'enregistrement définitif, contrôler si les montants de la comptabilité analytique correspondent avec les montants de la comptabilité générale.

10. Le module Paramètre

10.1. Société

Ici vous indiquez les paramètres de votre société, nom, adresse... Cela sera réutilisé dans divers endroits. Entre autre, dans les documents générés dont les factures.

10.2. Devise

Pas vraiment utile, vous donne la possibilité de charger les cours de monnaie.

10.3. TVA

Dans cette page-ci, vous pouvez paramètrer correctement votre tva, vous pouvez ajouter ici des taux de tva, de complèter la description et surtout de paramètrer les postes comptables qui doivent utiliser la tva. Ces postes sont séparés par des virgules, le premier est la tva sur les achats qui doit être récupéré et le second est la tva sur les ventes qui doit être payée.

Ces postes seront utilisés automatiquement avec les opérations de vente et d'achat.

10.4. Poste Comptable

Paramètrage de certains poste comptable qui sont utilisés à d'autres endroits du programme, vous pouvez les modifier mais assurez-vous qu'il existe déjà dans votre Plan Comptable

10.5. Fiche

Quand vous créez une nouvelle , ou vous demande sur quel modèle, vous voulez vous baser. Ce sont ces modèles qui peuvent être modifiées ici.

C'est un paramètrage assez délicat, il faut mieux ne pas le modifier si vous n'êtes pas sur de ce que vous faites.

Pour l'instant, il n'est pas possible d'ajouter des fiches, sauf en ajoutant des données dans les table fiche_def_ref et attr_min, il faut voir avec la doc. développeurs pour cela

10.6. Sécurité

A complèter

10.7. Document

C'est ici que vous pouvez charger vos documents, les formats acceptés sont HTML, RTF, ODF (document provenant de OOo ou de Kword iso26300) ou simplement TXT

Chaque type de document a un numéro de sequence, si vous avez 5 modèles de factures, tous les modéles utiliseront la même séquence. Ne modifier ce numéro que si vous êtes sûr de vous. Le numéro 0, signifie qu'il n'y aura pas de changement de la séquence.

Les balises possibles doivent être en [ ] sont:

• CUST_NAME customer's name
• CUST_ADDR_1 customer's address line 1
• CUST_CP customer's ZIP code
• CUST_CO customer's country
• CUST_VAT customer's VAT
• MARCH_NEXT end this item and increment the counter $i
• VEN_ART_NAME Nom de l'article
• VEN_ART_PRICE Prix de l'article
• VEN_ART_QUANT Quantité
• VEN_ART_TVA_CODE Le code TVA
• VEN_ART_TVA_AMOUNT Le montant TVA de l'article
• VEN_ART_STOCK_CODE Le code de stock de l'article
• VEN_HTVA le total hors TVA de l'article
• VEN_TVAC le total TVAC de l'article
• VEN_TVA le total de la tva de l'article
• TOTAL_VEN_HTVA le total HTVA
• TOTAL_VEN_TVAC le total TVAC
• TVA_LABEL Montre le % de tva
• TVA_AMOUNT Tva de l'article
• REFERENCE Référence
• SOLDE Solde du compte (pour les lettres de rappel)
• DATE Date encodée
• NUMBER numéro de séquence du document
• MY_NAME vos coordonnée
• MY_CP cope postal
• MY_COMMUNE commune
• MY_TVA numéro de TVA
• MY_STREET
• MY_NUMBER
• MY_TEL
• MY_FAX
• MY_PAYS

Il y a des exemples dans doc/contrib/document-test

11. Exemple

11.1. Ouverture de compte

En débit d'année, il faut réouvrir les comptes ou les ouvrir en commençant une activité.De toute façon, il faudrait régulariser certains compte

1 janvier Pierre lance une société dont le capital est de 18200 euros, dont seulement 6100 euro sont libérés et mis sur un compte en banque

Opération diverse -> débit banque 6100 euros débit capital non appelé 12100 à crédit capital souscrit 18200

11.2. Quelques factures

5 janvier Pierre paie le loyer (400 euro) à son propriétaire par banque, prendre le journal achat

7 janvier Pierre paie l'eau et le gaz (250 euros + 21%tva), cliquez sur le bouton new pour créer les fiches manquantes

15 janvier Extrait de compte banquaire: on voit le paiement du loyer du 5 janvier

17 janvier Banque : on voit les paiements du 7 janvier encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement

21 janvier Vente : vend 15 pièces de l'article A, paiement par banque

26 janvier Banque : on voit les paiements du 15 janvier encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement

31 janvier Banque : le client nous a payé pour la facture du 21 encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement

12. Trucs et astuces

12.1. Ouvrir plusieur fenêtres

Vous pouvez toujours ouvrir plusieurs fenêtres. C'est très utile, par exemple dans le cas ou vous encodez une OD mais un poste comptable manque vous pouvez l'ajouter dans une autre fenêtre puis reprendre la fenêtre où vous travailliez, le poste comptable est maintenant disponible.

13. Developpeur

Vous pouvez modifier librement ce programme, et surtout envoyer vos corrections. Toute la documentation nécessaire se trouve dans doc/developper. Le design des bases de données ainsi que le code sont présenté en HTML.

La documentation des bases de données est faite avec postgresql_autodoc et celle du code avec Doxygen. Le manuel avec DocBook (voir la FAQ pour contribuer)

Si vous souhaitez envoyez un patch, regarder dans la FAQ "Comment contribuer"

13.1. Attributs des Fiches

Pour étendre la liste des attributs possibles, insérer simplement une ligne supplémentaire dans la table attr_def puis avec le menu fiche <ref id="avance_fiche" name="fiche"> ajoutez cette attribut à la catégorie de fiche voulue.

13.2. Import des banques

Si votre banque ne se trouve pas dans le menu, vous pouvez l'ajouter très simplement. Etape 1 : ajouter une ligne dans format_cvs_doc

Utilisez le fichier argenta_be.inc.be et cbc_be.inc.be comme modèle pour voir comment on importe. Il y a aussi des outils dans contrib/cvs-tools pour vous aider, cela ne prend qu'une petite heure pour ajouter un format de banque.

13.3. Bilan adapté

Chaque dossier possède une table nommée "Bilan" qui a 5 champs

• b_id : juste un identifiant numérique unique
• b_name : le nom que vous verrez apparaître dans

"Impression->Bilan"

• b_file_template : le fichier contenant la mise en page
• b_file_form: le fichier contenant les formules
• b_type: le type de document, aussi les valeurs acceptées sont

TXT, HTML, ODS et RTF

Pour ajouter un bilan que vous avez remanié vous n'aurez qu'à ajouter un enregistrement dans cette table qui utilisera vos fichiers.

13.4. Lien

Vous trouverez de la documentation sur les API à utiliser dans votre répertoire phpcompta/doc/html/developper mais surtout sur le site http://www.phpcompta.org/pmwiki.php/Site/DocumentationDevelopper